Medical Insider

Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo zpracovává vaše osobní údaje

Správcem osobních údajů je:

Medical Insider s.r.o.
IČO: 22002928
sídlo: Hlavní 1434, Poštorná, 691 41 Břeclav
e-mail: info@medicalinsider.cz
telefon: +420 608 750 800
web: www.medicalinsider.cz

S dotazy nebo žádostmi týkajícími se zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailové adrese gdpr@medicalinsider.cz.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V závislosti na tom, jaké služby používáte, můžeme zpracovávat zejména:

  • jméno a příjmení;

  • e-mailovou adresu;

  • telefonní číslo;

  • přihlašovací údaje a bezpečně uložené heslo;

  • profilovou fotografii;

  • pracovní pozici, roli, obor, specializaci a další dobrovolně vyplněné profilové údaje;

  • údaje o registraci a používání uživatelského účtu;

  • údaje uvedené při registraci na bezplatnou nebo placenou akci;

  • údaje o objednávkách a zakoupených službách;

  • číslo objednávky;

  • název akce, počet a případný typ zakoupených vstupenek;

  • cenu objednávky, způsob a stav platby;

  • použitý slevový kód;

  • unikátní identifikátory nebo QR kódy vstupenek;

  • fakturační údaje, pokud požádáte o vystavení faktury;

  • údaje uvedené při žádosti o storno, refundaci nebo změnu objednávky;

  • údaje potřebné pro zaslání vstupenky, potvrzení objednávky a kalendářové pozvánky;

  • odpovědi uvedené v průzkumech, nejsou-li anonymní;

  • údaje uvedené v kontaktních formulářích a vzájemné komunikaci;

  • preference týkající se odběru newsletteru a obchodních sdělení;

  • IP adresu, údaje o zařízení a prohlížeči, technické záznamy a údaje z cookies;

  • fotografie, zvukové a audiovizuální záznamy pořízené na našich akcích.

Údaje o platební kartě zadáváte přímo prostřednictvím poskytovatele platební brány. Medical Insider nezískává ani neukládá kompletní údaje o vaší platební kartě.

Hesla neukládáme v čitelné podobě, ale pouze v odpovídajícím zabezpečeném formátu.

U každého formuláře bude uvedeno, které údaje jsou povinné a které můžete poskytnout dobrovolně. Bez poskytnutí povinných údajů nemusí být možné vytvořit účet, dokončit registraci, zpracovat objednávku nebo poskytnout požadovanou službu.

3. Za jakými účely osobní údaje používáme

Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem:

  • vytvoření a správy uživatelského účtu;

  • ověření e-mailové adresy;

  • přihlášení do uživatelského účtu a obnovení hesla;

  • poskytování funkcí uživatelského profilu;

  • registrace na bezplatné a placené akce;

  • vytvoření a správy objednávky;

  • zpracování a kontroly platby;

  • vystavení a zaslání vstupenek;

  • vygenerování unikátního identifikátoru nebo QR kódu vstupenky;

  • kontroly platnosti vstupenky při vstupu na akci;

  • zaslání potvrzení objednávky, účtenky nebo jiného účetního dokladu;

  • vystavení faktury na základě žádosti zákazníka;

  • zaslání kalendářové pozvánky nebo umožnění přidání akce do kalendáře;

  • evidence a kontroly použitých slevových kódů;

  • zabránění opakovanému nebo neoprávněnému použití slevového kódu;

  • vyřízení storna, refundace, reklamace nebo změny objednávky;

  • zasílání organizačních a provozních informací souvisejících s akcí;

  • komunikace s účastníky před akcí, během ní a po jejím skončení;

  • vyřízení dotazů, požadavků a jiné komunikace;

  • vyhodnocování průzkumů a zpětné vazby;

  • zasílání newsletterů a dalších obchodních sdělení;

  • pořizování dokumentace a prezentace našich akcí;

  • zabezpečení, správy a zlepšování webu a našich služeb;

  • předcházení podvodům a jinému zneužití našich služeb;

  • ochrany našich práv a právních nároků;

  • vedení účetnictví a plnění daňových a dalších zákonných povinností.

4. Na jakém právním základě údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme na základě následujících právních důvodů:

Plnění smlouvy a provedení kroků před uzavřením smlouvy

Na tomto základě zpracováváme údaje potřebné například pro:

  • vytvoření a správu uživatelského účtu;

  • registraci na bezplatnou nebo placenou akci;

  • vytvoření a vyřízení objednávky;

  • zpracování platby;

  • vystavení a zaslání vstupenek;

  • kontrolu vstupenek při vstupu;

  • zasílání organizačních informací;

  • vyřízení storna, refundace, reklamace nebo změny objednávky.

Plnění právních povinností

Na tomto základě zpracováváme údaje zejména za účelem:

  • vedení účetnictví;

  • vystavování a uchovávání účetních a daňových dokladů;

  • plnění povinností uložených právními předpisy;

  • poskytování součinnosti orgánům veřejné moci, pokud nám ji ukládá zákon.

Oprávněný zájem

Na základě oprávněného zájmu můžeme osobní údaje zpracovávat zejména za účelem:

  • ochrany našich práv a právních nároků;

  • zabezpečení webu a uživatelských účtů;

  • prevence podvodů a zneužití služeb;

  • vedení nezbytných technických a bezpečnostních záznamů;

  • evidence využití slevových kódů;

  • zlepšování našich služeb;

  • pořizování přiměřené dokumentace z našich akcí, pokud nad naším zájmem nepřevažují práva a svobody účastníků.

Souhlas

Na základě vašeho souhlasu zpracováváme údaje zejména pro:

  • zasílání newsletterů nebo jiných obchodních sdělení v případech, kdy je souhlas vyžadován;

  • používání analytických, preferenčních a marketingových cookies;

  • zveřejnění detailních portrétů nebo jiných propagačních materiálů, pokud je souhlas nebo svolení potřebné;

  • další dobrovolné účely, o kterých vás budeme před udělením souhlasu informovat.

Udělení souhlasu je dobrovolné a souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Souhlas se zasíláním marketingových sdělení není podmínkou vytvoření účtu, registrace na akci ani nákupu vstupenky.

5. Registrace na akce, objednávky a vstupenky

Při registraci na bezplatnou nebo placenou akci zpracováváme údaje potřebné pro dokončení registrace, vytvoření objednávky a zajištění účasti na akci.

Může jít zejména o:

  • jméno a příjmení;

  • e-mailovou adresu;

  • telefonní číslo;

  • název vybrané akce;

  • počet a případný typ vstupenek;

  • cenu objednávky;

  • použitý slevový kód;

  • stav objednávky a platby;

  • číslo objednávky;

  • identifikátor nebo QR kód vstupenky;

  • případné fakturační údaje.

U placené akce dochází ke zpracování platby prostřednictvím externího poskytovatele platebních služeb. Po úspěšném dokončení platby můžeme zákazníkovi:

  • zobrazit potvrzovací stránku;

  • odeslat potvrzení objednávky;

  • zaslat samostatné vstupenky pro jednotlivé účastníky;

  • zpřístupnit účtenku nebo jiný účetní doklad;

  • zaslat kalendářovou pozvánku;

  • zaslat další organizační informace související s akcí.

Vstupenky mohou obsahovat unikátní identifikátor nebo QR kód. Tyto údaje používáme pro ověření platnosti vstupenky a kontrolu vstupu na akci.

Pokud zákazník zakoupí více vstupenek, mohou být pro každou vstupenku vytvořeny samostatné identifikátory nebo QR kódy.

Pokud používáme slevové kódy, evidujeme jejich použití za účelem správného výpočtu ceny a zabránění jejich opakovanému nebo neoprávněnému využití. Použitý slevový kód může zůstat označen jako použitý také po stornu nebo refundaci objednávky, pokud tak stanoví podmínky konkrétní nabídky.

Pokud zákazník požádá o storno, refundaci, změnu objednávky nebo vystavení faktury, zpracováváme údaje uvedené v této žádosti za účelem jejího vyřízení.

6. Uživatelský účet a historie objednávek

Pokud si vytvoříte uživatelský účet, můžeme jej propojit s vašimi registracemi, objednávkami a zakoupenými vstupenkami.

V uživatelském profilu vám následně můžeme umožnit například:

  • zobrazit zakoupené nebo rezervované akce;

  • zobrazit stav objednávky;

  • stáhnout vstupenky;

  • zobrazit číslo objednávky;

  • stáhnout účtenku nebo jiný doklad;

  • zobrazit historii účasti na akcích;

  • spravovat kontaktní údaje a komunikační preference.

Pokud nákup probíhá bez uživatelského účtu, zpracováváme údaje pouze v rozsahu potřebném pro vyřízení objednávky, zajištění účasti na akci a splnění souvisejících zákonných povinností.

Pokud bychom v budoucnu při nákupu automaticky vytvářeli uživatelský účet, budeme o tom zákazníka jasně informovat před dokončením objednávky. Součástí informace bude také způsob prvního přihlášení a možnost účet zrušit.

7. Provozní e-maily, newslettery a obchodní sdělení

Bez marketingového souhlasu vám můžeme zasílat zprávy nezbytné pro fungování účtu nebo poskytnutí objednané služby, například:

  • ověření e-mailové adresy;

  • odkaz pro obnovení hesla;

  • bezpečnostní upozornění;

  • potvrzení registrace;

  • potvrzení objednávky a platby;

  • vstupenky a účetní doklady;

  • kalendářovou pozvánku;

  • organizační informace k akci;

  • upozornění na změnu času, místa nebo programu akce;

  • informace o zrušení nebo přesunutí akce;

  • komunikaci týkající se storna, refundace nebo reklamace.

Tyto zprávy jsou provozní komunikací související s poskytnutím služby a nejsou samy o sobě marketingovým sdělením.

Newslettery a další obchodní sdělení zasíláme pouze na základě odpovídajícího právního důvodu. Pokud je vyžadován souhlas, bude:

  • samostatný;

  • dobrovolný;

  • předem nezaškrtnutý;

  • oddělený od souhlasu s obchodními podmínkami.

Z odběru obchodních sdělení se můžete kdykoliv odhlásit pomocí odkazu uvedeného v každém marketingovém e-mailu nebo prostřednictvím nastavení uživatelského účtu, pokud je tato možnost dostupná.

Odhlášení z marketingových sdělení nemá vliv na zasílání nezbytných provozních informací souvisejících s vaším účtem, objednávkou nebo akcí, na kterou jste se registrovali.

8. Průzkumy, fotografie a audiovizuální záznamy

Průzkumy mohou být anonymní nebo propojené s kontaktními údaji. Konkrétní způsob zpracování bude vždy uveden před jejich vyplněním.

Na našich akcích mohou být pořizovány fotografie, zvukové nebo audiovizuální záznamy pro:

  • dokumentaci průběhu akce;

  • informování o uskutečněné akci;

  • prezentaci činnosti Medical Insider;

  • propagaci budoucích akcí;

  • zveřejnění na webu, sociálních sítích, v magazínu nebo jiných komunikačních kanálech.

Účastníky budeme na pořizování záznamů předem přiměřeně upozorňovat, například v informacích k akci nebo přímo na místě.

Při pořizování a zveřejňování obecných reportážních záběrů budeme respektovat přiměřenost, povahu akce a práva účastníků. Pokud bude určitá osoba hlavním předmětem detailního portrétu nebo samostatného propagačního materiálu, vyžádáme si odpovídající svolení nebo souhlas, pokud je podle okolností potřebný.

Pokud si nepřejete být zachyceni na fotografiích nebo videu, můžete o tom informovat organizátory nebo fotografa přímo na místě. Případnou žádost týkající se již zveřejněného záznamu můžete zaslat na gdpr@medicalinsider.cz.

9. Komu osobní údaje zpřístupňujeme

Osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu zpřístupnit následujícím kategoriím příjemců:

  • poskytovatelům hostingu a technické infrastruktury;

  • poskytovatelům vývoje, správy a zabezpečení webu;

  • dodavatelům CMS, CRM a systémů pro správu uživatelských účtů;

  • poskytovatelům e-mailových, newsletterových a komunikačních služeb;

  • poskytovatelům analytických služeb;

  • poskytovatelům platební brány a zpracování plateb;

  • bankám a dalším institucím zapojeným do zpracování platby;

  • poskytovatelům systémů pro generování, zasílání a kontrolu vstupenek;

  • poskytovatelům účetních a fakturačních systémů;

  • spolupořadatelům konkrétní akce, pokud je předání nezbytné pro její organizaci a účastník je o tomto předání přiměřeně informován;

  • osobám zajišťujícím registraci a kontrolu vstupu na konkrétní akci;

  • účetním, daňovým, právním a dalším odborným poradcům;

  • orgánům veřejné moci, pokud nám předání ukládá právní předpis.

Partnerům, sponzorům nebo vystavovatelům na akci nepředáváme seznam účastníků automaticky pouze proto, že se na akci podílejí.

Osobní údaje partnerům akce předáme pouze tehdy, pokud:

  • je to nezbytné pro zajištění konkrétní služby nebo organizaci akce;

  • máme pro předání jiný odpovídající právní důvod; nebo

  • jste nám k takovému předání udělili samostatný souhlas.

Pokud má být přihláška nebo registrace předána konkrétnímu spolupořadateli, budeme vás o tom informovat před odesláním formuláře.

Pouhé vytvoření účtu Medical Insider neznamená automatické předání vašich údajů všem našim projektům, partnerům, sponzorům nebo vystavovatelům.

Naši dodavatelé mohou osobní údaje zpracovávat pouze v rozsahu potřebném pro poskytnutí příslušné služby a podle našich pokynů, pokud vystupují jako zpracovatelé.

10. Předávání údajů mimo Evropskou unii

Někteří naši techničtí nebo technologičtí dodavatelé mohou osobní údaje zpracovávat mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.

V takovém případě zajistíme odpovídající ochranu osobních údajů prostřednictvím:

  • rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany;

  • standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí;

  • jiného platného mechanismu podle GDPR;

  • případných dodatečných technických a organizačních opatření.

Informace o konkrétním mechanismu předání vám poskytneme na požádání, pokud tomu nebrání zákonné, bezpečnostní nebo smluvní omezení.

11. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány, případně po dobu vyžadovanou právními předpisy.

Obvykle údaje uchováváme následovně:

  • údaje uživatelského účtu po dobu jeho existence a přiměřenou dobu po jeho zrušení, pokud je potřebujeme pro ochranu právních nároků nebo splnění právních povinností;

  • údaje o registracích, objednávkách a vstupenkách po dobu potřebnou pro organizaci akce, splnění smlouvy a ochranu právních nároků;

  • informace o využití slevového kódu po dobu potřebnou pro kontrolu jeho platnosti a zabránění opakovanému použití;

  • údaje související se stornem, refundací nebo reklamací po dobu vyřízení žádosti a následně po dobu potřebnou pro ochranu právních nároků;

  • účetní a daňové doklady po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy;

  • údaje o newsletteru do odhlášení, odvolání souhlasu nebo zániku jiného právního důvodu;

  • záznam o odhlášení z marketingových sdělení můžeme uchovávat za účelem prokázání a respektování vašeho požadavku;

  • běžnou komunikaci zpravidla po dobu 12 měsíců, případně déle, pokud se týká smlouvy, objednávky, reklamace nebo sporu;

  • bezpečnostní a technické záznamy zpravidla po dobu 6 až 12 měsíců, nevyžadují-li bezpečnostní okolnosti delší uchování;

  • cookies po dobu uvedenou v nastavení cookies;

  • fotografie a audiovizuální záznamy po dobu odpovídající účelu jejich pořízení a zveřejnění.

Po skončení účelu osobní údaje odstraníme nebo anonymizujeme, pokud je nemusíme dále uchovávat podle právních předpisů nebo za účelem ochrany našich právních nároků.

12. Cookies

Pro správné fungování webu používáme nezbytné cookies.

Analytické, preferenční a marketingové cookies používáme pouze na základě vašeho nastavení a souhlasu, pokud právní předpisy nestanoví jinak.

Souhlas s používáním volitelných cookies můžete kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím odkazu „Nastavení cookies“ v patičce webu.

Podrobnosti o jednotlivých cookies, jejich poskytovatelích, účelu a době platnosti jsou uvedeny v dokumentu:

Zásady používání cookies:
Zásady používání cookies

13. Jaká máte práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek stanovených právními předpisy právo:

  • získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme;

  • získat přístup ke svým osobním údajům;

  • požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;

  • požádat o výmaz osobních údajů;

  • požádat o omezení zpracování;

  • získat osobní údaje ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, pokud jsou splněny podmínky přenositelnosti;

  • předat údaje jinému správci, pokud jsou splněny zákonné podmínky;

  • vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;

  • kdykoliv odvolat udělený souhlas;

  • nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, pokud má takové rozhodnutí právní nebo obdobně významné účinky;

  • podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Žádost můžete zaslat na gdpr@medicalinsider.cz.

Před vyřízením žádosti můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost. Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu a ve lhůtách stanovených právními předpisy.

Dozorovým úřadem je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.gov.cz

14. Zabezpečení osobních údajů

Používáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracovávaných údajů a souvisejícím rizikům.

Tato opatření zahrnují zejména:

  • šifrovaný přenos dat;

  • řízení přístupových oprávnění;

  • omezení přístupu pouze na oprávněné osoby;

  • bezpečné ukládání hesel;

  • zálohování;

  • ochranu proti neoprávněnému přístupu;

  • bezpečnostní monitoring;

  • pravidelné aktualizace systémů;

  • kontrolu a správu dodavatelů;

  • organizační pravidla pro nakládání s osobními údaji.

Přestože přijímáme odpovídající opatření, žádný způsob přenosu nebo ukládání údajů nemůže zaručit absolutní bezpečnost.

15. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména při změně:

  • webu a jeho funkcí;

  • registračního nebo nákupního procesu;

  • způsobu organizace akcí;

  • používaných dodavatelů;

  • právních požadavků.

Aktuální znění bude vždy dostupné na webu Medical Insider.

O podstatných změnách můžeme registrované uživatele informovat e-mailem nebo prostřednictvím jejich uživatelského účtu.

Pokud bude pro nové zpracování osobních údajů potřebný souhlas, vyžádáme si jej samostatně. Změnou těchto zásad nenahradíme souhlas v případech, kdy je podle právních předpisů vyžadován.

16. Platnost a účinnost

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou platné a účinné od 3. září 2026.